Dierenarts van Wacht

Wie zijn wij?

24/7 bemand telesecretariaat

Wij zijn een telesecretariaat dat oproepen beantwoordt voor verschillende bedrijven.

Geen dierenartsen

Onze medewerkers zijn operatoren die behoudens deze lijn voor wachtdiensten voor dierenartsen ook de permanentie voor andere wachtdiensten bemannen. Ons bedrijf valt dus NIET onder de bevoegdheid van de Orde der Dierenartsen.

Hoe werkt het?

Keuzemenu

Na het intoetsen van het marketingnummer komt u terecht in een keuzemenu met enkele mogelijkheden. De beschikbare opties zijn afhankelijk van het moment van de dag of de nacht en de beschikbaarheid van de diverse diensten.

Op elk moment van de dag of de nacht, zon- en feestdagen inclusief, kunnen onze medewerkers u razendsnel (dat is binnen de 10 minuten) het nummer bezorgen van een dierenarts in uw regio. Deze dierenartsen zijn ofwel actief als dierenarts van wacht in hun regio of geven aan beschikbaar te zijn op dat moment voor noodgevallen of spoedgevallen.

Korte wachttijd

Wij doen er alles aan om de wachttijd zo kort mogelijk te houden. Hiervoor werkt onze dienst samen met een internationaal callcenter waarbij we er naar streven om geen wachtenden in de wachtrij te hebben. Zodra een nieuwe beller zich aanbiedt krijgen alle beschikbare operatoren een signaal en zullen deze zich binnen de kortst mogelijke tijd voor u beschikbaar maken door het, op dat moment, aan de gang zijnde gesprek, dat misschien helemaal niets met een dierenarts van wacht te maken heeft, af te ronden, te onderbreken of te pauzeren, zodat de operator u te woord kan staan. Wij hebben hiervoor duidelijke afspraken gemaakt met het betrokken callcenter.

Beperking van de maximale oproepduur

Op onze lijnen is een forced release mechanisme actief. Dat wil zeggen dat de verbinding automatisch wordt verbroken na 600 seconden. U krijgt een signaal te horen alvorens de verbinding wordt verbroken, zodat u weet dat u het gesprek best kan afronden. Onze medewerkers horen dit signaal echter niet. Indien u op dat moment in verbinding bent met een dierenarts en enkele louter informatieve vragen wou stellen of op zoek was naar contactgegevens andere dan deze van een beschikbare dierenarts of een dierenarts van wacht, kan dit vervelend zijn, vooral indien het gesprek nog volop aan de gang was. U kan in dat geval vragen om een clip-based-routing in te stellen waardoor u dezelfde persoon aan de lijn zal hebben, wanneer u opnieuw zou willen inbellen. Het forced release mechanisme zorgt er voor dat de oproep nooit langer kan duren dan 600 seconden, ook wanneer u zou vergeten in te haken of per abuis het nummer opnieuw kiest, omdat u de toetsenblokkering vergat te activeren.

Hoe lang duurt het gesprek?

U bepaalt zelf hoe lang het gesprek duurt, maar de verbinding wordt automatisch verbroken na 600 seconden. Indien u vroeg naar de gegevens van beschikbare dierenartsen of een dierenarts van wacht in uw regio, zal de operator voor u zoeken naar gegevens van beschikbare dierenartsen in uw regio. De operator kan dat maar doen van zodra hij of zij weet voor welke regio u op zoek bent naar een dierenarts. Indien u eerst uitgebreid vertelt wat er allemaal aan de hand is, dan zal de operator daar ook - deels uit beleefdheid - naar luisteren. Deze informatie is voor de operator vaak balast. U laat hiermee het gesprek zelf langer duren dan noodzakelijk. Zeg tegen de operator dat u op zoek bent naar een dierenarts die bereikbaar is en in welke regio u die zoekt. Meer informatie heeft de operator niet nodig.

De operator zal dan zoeken naar een beschikbare dierenarts binnen een straal van 20 kilometer. Hierbij zal deze u meestal wachtmuziek laten horen. Dat komt omdat de operator zich beter kan concentreren en sneller kan werken wanneer hij niet gelijktijdig zich moet concentreren op de zoekactie en op de interactie met u.

Bij aanvang van het gesprek zal u een taalkeuze moeten maken. We zijn ook verplicht om u nogmaals te informeren over het tarief en over het feit dat de gesprekken opgenomen worden. Deze boodschap is betalend, ook de taalkeuze. Wil u gedurende 10 minuten naar het taalkeuze-menu luisteren, dan kan dat, maar dat is betalend.
Na deze boodschap begint het bij de operator te rinkelen en zal deze zich vrijmaken om uw oproep te beantwoorden. U moet er dus van uit gaan dat het 2 tot 3 betalende minuten zal duren alvorens u effectief een operator aan de lijn heeft.

Het zoeken van de gegevens gaat erg snel, maar de operator heeft er toch al snel enkele minuten voor nodig, vaak omdat alle gegevens steeds moeten gedubbelcheckt worden.

U moet er van uit gaan dat het gesprek 10 minuten zal duren.

Indien u andere gegevens vroeg of informatieve vragen had over de gezondheid van uw huisdier, over de gezondheid van een gevonden of wild dier of over een overleden dier, zal de operator of de dierenarts deze vragen beantwoorden zolang het gesprek duurt.

Hoeveel kost het gesprek?

Gelet op het voorgaande moet u er van uit gaan dat het gesprek 20 euro zal kosten.

Hoe krijg ik de gegevens?

Indien uw oproepnummer geen SMS-verkeer mogelijk maakt door technische beperkingen van de operator of onze infrastructuur zal de operator u mondeling de gevonden nummers communiceren. Indien uw oproepnummer SMS-verkeer mogelijk maakt, zal u de gegevens na afloop van het gesprek middels SMS ontvangen, u moet dan wel aan de operator hebben gezegd voor welke regio u op zoek bent naar een dierenarts.

Wat als er geen dierenarts van wacht is?

Onze dispatching beschikt over een lange lijst met wachtdiensten voor dierenartsen in Vlaanderen en Brussel, maar beschikt daarnaast ook over de gegevens omtrent de bereikbaarheid van verschillende dierenartsen, wellicht dus ook in uw regio. Op dit ogenblik kunnen we real-time over de gegevens van meer dan 900 dierenartsen beschikken.

Onze medewerkers kunnen u dus op elke moment van de dag of de nacht, zon- en feestdagen inclusief, ofwel de gegevens bezorgen van de dierenarts van wacht in uw regio, ofwel de gegevens van een dierenarts die op dat moment beschikbaar is.

Wat als ik geen (juiste) gegevens kreeg?

Dat is natuurlijk niet de bedoeling! We zoeken graag uit waarom u geen (juiste) gegevens hebt ontvangen. Liet u aan onze operator weten voor welke gemeente u op zoek was naar een bereikbare dierenarts en lag de fout bij ons? Dan betalen we jou de kosten van het gesprek in tweevoud terug.

Omdat we, rekening houdende met de AVG, stavende gegevens niet eeuwig kunnen bewaren, verwachten we dat u, in bovenstaand geval, een terugbetaling aanvraagt, uiterlijk de 15de dag van de maand die volgt op de maand waarin u de oproep in kwestie heeft gepleegd.

Wat als ik geen operator aan de lijn kreeg?

Het kan uitzonderlijk gebeuren dat technische issues er voor zorgen dat de verbinding met een operator mislukt. Heeft u na het taalkeuze-menu, het maken van een taalkeuze en na vijf minuten wachten nog steeds geen operator aan de lijn gekregen en lag de fout bij ons? Dan betalen we jou de kosten van het gesprek in tweevoud terug.

Omdat we, rekening houdende met de AVG, stavende gegevens niet eeuwig kunnen bewaren, verwachten we dat u, in bovenstaand geval, een terugbetaling aanvraagt, uiterlijk de 15de dag van de maand die volgt op de maand waarin u de oproep in kwestie heeft gepleegd.

Mijn / de dierenarts neemt niet op.

Sommige dierenartsen beschikken niet over de luxe van een Telesecretariaat of secretaresse die de oproepen voor hen beantwoordt. Het gaat dan dikwijls om beginnende dierenartsen, die weliswaar enorm gedreven en vakbekwaam zijn of om dierenartsen die er bewust voor kiezen de cliënten zelf tewoord te staan.

Het kan dus zijn dat de dierenarts van wacht of de beschikbare dierenarts niet onmiddellijk kan antwoorden omdat hij of zij zich bekommert om een andere patiënt, bel dus na enkele minuten nog eens terug naar de dierenarts.

Geen favoritisme.

Indien er geen wachtdienst voor dierenartsen of dierenarts van wacht is in uw regio zullen onze medewerkers u steeds enkele nummers geven van dierenartsen die aangeven bereikbaar te zijn op dat moment. Op deze manier kan u zelf kiezen welke dierenarts u contacteert. Onze dispatching is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit van de verstrekte zorg. Mocht u echter ontevreden zijn over de dierenarts die u heeft geraadpleegd, dan horen we dat graag, we kunnen u desgewenst bijstaan bij het aanhangig maken van een klacht en zullen hier ook rekening mee houden bij het verstrekken van deze contactgegevens aan andere cliënten.